Proces for nye og opdaterede forløbsbeskrivelser / visitationsmeddelelser

Vejledning til udarbejdelse af forløbsbeskrivelse

Opdateret 18.05.2021

Flowchart over processen

Oversigt over forløbsbeskrivelser/visitationsmeddelelser (Webmaster)

Webmaster har ansvaret for at ajourføre en oversigt over alle forløbsbeskrivelser / visitationsmeddelelser (fremover benævnt FB/VM) på sundhed.dk med angivelse af indholdsansvarlige samt sidste faglige opdatering. Webmaster sender halvårligt en opdateret oversigt til alle indholdsansvarlige. I oversigten er der link til FB/VM samt anførelse af sidste faglige opdatering. FB/VM der er hhv. >2 år og >3 år er farvemarkeret, og oversigten er rangeret fra ældste til nyeste efter opdateringsdato.

Opdatering af FB/VM (Indholdsansvarlige)

Indholdsansvarlige (praksiskonsulenten) har ansvaret for at gå i dialog med den relevante afdeling / specialist om opdatering af FB/VM, hvis denne er > 2 år siden sidste faglige opdatering eller nærmer sig denne dato. Kravet om at FB/VM højest må være < 2 år siden sidste faglige opdatering er gældende aftale med sundhed.dk.

Hvis dialog med afdelingen / specialisten viser at al information i FB/VM forsat er gældende, kan den markeres som fagligt opdateret ved melding til webmaster.

Hvis det ikke er muligt at komme i kontakt med afdelingen / specialisten eller få nogen til at påtage sig opgaven med opdateringen, kan dette meldes tilbage til webmaster/koordinator, som kan kontakte hospitalsledelsen for den vej igennem at finde en specialist, som kan påtage sig opgaven.

Ny FB/VM (Indholdsansvarlige)

Ved ny FB/VM har indholdsansvarlige ligeledes ansvaret for at gå i dialog med afdelingen / specialisten om udformning af FB/VM, hvis det i fællesskab vurderes at det er relevant på det givne område.

Ny FB/VM udformes når et speciale, afdeling eller praktiserende læge oplever behov for afklaring af udredning, behandling og samarbejde om en bestemt patientgruppe. Manuskriptvejledning kan læses på sundhed.dk

Kvalitetssikring af FB/VM (Webmaster)

Når en ny eller opdateret FB/VM er færdig og endeligt godkendt af afdelingen / specialisten, sendes denne til webmaster.

Hvis opdateret FB/VM er lavet i en word-fil, må det meget gerne være med markering af ændringer foretaget (Word værktøjslinje > Gennemse > Registrer ændringer). Hvis ændringerne ikke fremgår af dokumentet, anføres de vigtigste ændringer i mail til webmaster sammen vedhæftede opdaterede FB/VM. Markering af ændringer sikrer en hurtige godkendelse i den videre proces.

Når webmaster har modtaget opdateret eller ny FB/VM, har webmaster ansvaret for kvalitetssikring af sprog og grammatik, samt om strukturen for FB/VM følges som anført i manuskriptvejledningen og indeholder alle nødvendige oplysninger (gældende lokationsnumre, anførelse af indholdsansvarlige m.m.).

Hvis webmasters kvalitetssikring drejer sig om mindre ændringer i opsætning eller grammatik, kan dette gennemføres uden inddragelse af den indholdsansvarlige. Hvis det drejer sig om større ændringer koordineres dette med den indholdsansvarlige.

Faglig godkendelse af FB/VM (Redaktionsgruppen)

Når webmaster har kvalitetssikret FB/VM sendes denne videre på mail til redaktionsgruppe med indholdsansvarlige på cc. Det er redaktionsgruppens ansvar at lave en faglig kvalitetssikring samt sikre at information i FB/VM er relevant og letforståelig for de praktiserende læger.

Hvis Redaktionsgruppens kvalitetssikring drejer sig om mindre ændringer, kan dette gennemføres uden inddragelse af den indholdsansvarlige. Hvis det drejer sig om større ændringer inddrages den indholdsansvarlige, som må inddrage afdelingen / specialisten igen ved behov.

Når FB/VM er endeligt godkendt af Redaktionsgruppen sendes den til godkendelse ved PLO-Nords formandskab.

Godkendelse af ny FB/VM (PLO-Nord)

Alle nye FB/VM skal sendes til godkendelse hos PLO-Nords formandskab. Formandskabet har ansvaret for at gennemgå FB/VM med henblik på spørgsmål af politisk karakter, opgaveglidninger og aftaler der kan medføre reelt eller potentielt merarbejde for den praktiserende læge. Formandskabet har ikke ansvaret for faglig eller sproglig kvalitetssikring.

Ved ønske om ændringer af FB/VM sendes kort beskrivelse af problemstillingen retur til redaktionsgruppen og den indholdsansvarlige, som har ansvaret for at fremføre de ønskede ændringer overfor afdelingen/specialet mhp mulig gennemførelse.

Hvis formandskabets ønsker drejer sig om mindre vigtige ændringer, kan dette gennemføres uden at formandskabet inddrages igen. Hvis det drejer sig om vigtige ændringer af politisk karakter koordineres dette med formandskabet, før FB/VM kan endeligt godkendes.

Godkendelse af opdateret FB/VM (PLO-Nord)

Opdateret FB/VM skal sendes til godkendelse hos PLO-Nords formandskab, hvis ændringerne i FB/VM indeholder spørgsmål af politisk karakter, opgaveglidninger og aftaler der kan medføre reelt eller potentielt merarbejde for den praktiserende læge. Redaktionsgruppen har ansvaret for at bedømme om opdateret FB/VM skal sendes til godkendelse hos PLO-Nord. Hvis der er tvivl om ændringer har politisk karakter, sendes FB/VM til PLO-Nord.

Opdateret FB/VM sendes ikke til PLO-Nords formandskab hvis ændringerne ikke har politisk karakter. Det kan fx være præcisering og oprydning af gammelt indhold, ændringer af layout, ændringer af information vedr. kontakt og henvisning til afdelingen (lokations- og telefonnumre) eller faglige ændringer af mindre vigtig karakter.

Hvis det alligevel skulle ske, at der gennemføres ændringer i FB/VM som PLO-Nord vurderer, har politisk karakter, men som PLO-Nord ikke tidligere er blevet inddraget i, kan udsendelse af FB/VM i Nord-KAPs nyhedsmail stoppes af PLO-Nord, som modtager testmail.

FB/VM på sundhed.dk

Når FB/VM er kvalitetssikret og godkendt, opretter / opdaterer webmaster FB/VM på sundhed.dk og ajourfører oversigten. Når sundhed.dk er opdateret, orienteres den indholdsansvarlige, som koordinerer udsendelse af nyhed i Nord-KAPs nyhedsmail.

Indholdsansvarlig

Nord-KAPs redaktionsgruppe, praksisinfo@rn.dk